Istnieją różne sytuacje, w których dokumenty muszą zostać zeskanowane. Czasami pojawia się nagła potrzeba wykonania kopii cyfrowej. W takim przypadku warto mieć własny skaner lub podręczne narzędzie, które może chronić skórę. Z poniższego poradnika dowiesz się, jak skanować dokumenty.
Kiedy musimy skanować dokument?
Skanuj nie tylko dokumenty, ale także notatki czy materiały edukacyjne. Proces ten umożliwia wykonywanie cyfrowych kopii wszelkich akt, które pojawiają się w formie papierowej. Zeskanowane dokumenty są wymagane np. przy podpisywaniu umowy czy aplikowaniu na studia. Obecnie rzadko zachodzi potrzeba wysłania kopii papierowej lub podróży w celu okazania oryginału. W wielu przypadkach można przesłać zeskanowane kopie wymaganych dokumentów, oszczędzając czas i pieniądze. Wysłanie wiadomości e-mail jest znacznie szybsze, a co najważniejsze, nie wiąże się z żadnymi kosztami. Wysyłanie zeskanowanych plików to dar niebios, zwłaszcza jeśli trzeba wysłać brakujące materiały. Naprawienie takiego błędu zajmuje tylko kilka chwil, co jest wielką zaletą. Skanowanie plików to także świetny sposób na zapewnienie bezpieczeństwa plików. Zdarza się, że materiał papierowy jest uszkodzony lub zagubiony. Niestety zdarza się to nawet najbardziej ostrożnym ludziom. Dlatego opłaca się mieć kopię zapasową, którą można przechowywać na dysku sieciowym. Jeśli często wysyłasz jakieś dokumenty do urzędu, warto je raz zeskanować, aby ułatwić wysyłanie ich do różnych urzędów. Możesz także zeskanować swoje notatki z nauki, aby udostępnić je innym studentom. Obecnie każdy rok i każdy kierunek na uczelni ma własne kanały komunikacji, takie jak grupy na Facebooku. Ułatwia to udostępnianie materiałów w celu usprawnienia nauki. To tylko niektóre z zastosowań skanowania dokumentów.
Czy można skanować dokument bez skanera?
W sytuacji kryzysowej musisz sobie poradzić bez odpowiednich narzędzi. Najprostszym rozwiązaniem jest po prostu zrobienie zdjęcia smartfonem. Jednak nie wygląda to profesjonalnie, a niektóre inne agencje muszą po prostu zeskanować dokumenty. W takim przypadku wystarczy skorzystać z dostępnych aplikacji. Na Androida i iOS dostępne są łatwe w użyciu programy, które umożliwiają skanowanie za pomocą smartfona. Te aplikacje wykorzystują do tego celu aparat, ale odpowiednio zaprogramowane oprogramowanie pozwala na manipulację zdjęciami tak, aby wyglądały jak skany. Co ciekawe, niektóre programy umożliwiają wybór filtrów w celu dostosowania koloru, ekspozycji lub kontrastu dokumentu. Taka aplikacja może być prawdziwym darem niebios, zwłaszcza gdy potrzebny jest pilny skan, a nie masz własnego skanera lub jesteś poza biurem.
Na co zwrócić uwagę przy zakupie skanera?
Zakres urządzeń skanujących jest bardzo duży. Możesz kupić samodzielne skanery, które skanują tylko dokumenty. Takie urządzenia mogą mieć tradycyjną formę płaskiego prostokąta, chociaż urządzenia podręczne stają się coraz bardziej popularne i mają stosunkowo zwartą konstrukcję. Zamiast wkładać tam cały arkusz papieru, za pomocą podajnika przeciągają papier przez wąską matrycę, zapisując kopie cyfrowe w doskonałej jakości. Popularnym wyborem są urządzenia wielofunkcyjne. W takim przypadku oprócz skanowania dokumenty można drukować i kopiować. Takie urządzenia mogą się różnić w zależności od technologii drukowania. Dostępne modele laserowe i atramentowe. Wybór między nimi to jednak temat na osobny poradnik. Jeśli zależy Ci na możliwości skanowania dokumentów, skup się przede wszystkim na obsługiwanych formatach papieru i rozdzielczościach podanych w jednostkach DPI. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości co do doboru sprzętu, skonsultuj się w sklepie z specjalistami. Z pewnością pomogą w doborze odpowiedniego skanera lub urządzenia wielofunkcyjnego.
