Dowody wewnętrzne pozwalają udokumentować różne wydatki. Same w sobie nie stanowią wystarczającej podstawy rachunkowości. Co więcej, wiele osób prowadzących firmy nie wie o ich istnieniu. Warto więc zrozumieć, czym są dowody wewnętrzne i co warto o nich wiedzieć.
W jakich przypadkach można skorzystać z dowodu wewnętrznego?
Dowody wewnętrzne mogą być wykorzystywane w różnych sytuacjach. Po pierwsze, przydaje się przy zakupie składników ziołowych, takich jak grzyby czy sezonowe owoce. Warunkiem jest jednak, aby były one kupowane od ogółu społeczeństwa, a nie od jakiegoś sklepu lub hurtowni, w której oferowane są produkty z ich kodami kreskowymi. Dowód poufny może być również wymagany przy zakupie nabiału lub produktów uboju zwierząt. W takim przypadku możesz skorzystać z dowodu osobistego lub przy zakupie produktu od producenta. Inną opcją jest rozwiązanie podróży pracowników z wewnętrznymi kartami identyfikacyjnymi. W ten sposób można również księgować opłaty związane z zakupem energii elektrycznej, mediów i rozmów. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby woda, gaz i ogrzewanie oraz opłaty skarbowe i parkingowe zostały rozwiązane. Należy jednak pamiętać o wypełnieniu biletu z parkometru lub płatnego parkingu wraz z wewnętrznym dowodem osobistym.
Czym jest dowód wewnętrzny?
Dowód wewnętrzny to dokument księgowy mający na celu potwierdzenie zakupu danego towaru. Różni się jednak od faktury tym, że może służyć do ewidencjonowania kosztów związanych z prowadzoną działalnością, a także niektórych form przychodów. W większości przypadków do zilustrowania niezafakturowanych transakcji wykorzystywane są dokumenty wewnętrzne. Dokument musi zawierać podpis i datę osoby dokonującej transakcji. Warto również podkreślić, że każdy dokument wewnętrzny posiada indywidualny numer i powinien zawierać jak najdokładniejsze dane (takie jak nazwa towaru, ilość, cena, oznaczenia). Jednak z reguły nie w każdej sprawie można wykorzystać dowody wewnętrzne. warto zapamiętać.
Co należy wiedzieć o dowodach wewnętrznych?
Choć dokumenty wewnętrzne często przypominają faktury, warto wskazać nie tylko podobieństwa, ale przede wszystkim różnice między tymi dokumentami. Po pierwsze, faktura jest znacznie bardziej złożonym dokumentem. Zawiera pełne dane teleadresowe, numer konta oraz NIP. Znacznie mniej krytycznych informacji znajduje się w dowodach wewnętrznych. Kolejną zauważalną różnicą są rewizje dokumentów. Faktury można łatwo korygować za pomocą wielu aplikacji dostępnych na rynku. Dowody wewnętrzne można również poprawiać, ale nie można wprowadzać zmian w dokumencie źródłowym. Korzystanie z dowodów wewnętrznych ma oczywiście wiele znaczących zalet. Częściej jednak wystawiane są faktury VAT. Wydanie wewnętrznych dowodów osobistych może odbywać się na trzy różne sposoby. Pierwszym jest zakup towaru. W takim przypadku zakup zostanie zaksięgowany we właściwej kolumnie. Drugi scenariusz to koszty związane z prowadzeniem działalności, a trzeci to wydatki związane z użytkowaniem pojazdu.
